Desi numerarul nu mai este un mijloc de plata/incasare la fel de mult utilizat de catre companii, exista situatii in care acesta se mai utilizeaza pentru diverse scopuri – achitarea unor deconturi ale angajatilor, plata curierilor, mici cheltuieli gospodaresti, etc.
Dispozitiile de plata/incasare catre casieria unitatii au rol de documente justificative. Potrivit Legii 2634/2015 dispozitia de plata/incasare catre casierie se intocmeste in cazul utilizarii ca dispozitie de plata, cand nu exista alte documente prin care se dispune plata (ex.: stat de salarii sau lista de avans chenzinal etc.), in cazul utilizarii ca dispozitie de plata a avansurilor pentru cheltuielile de deplasare, procurare de materiale etc., in cazul utilizarii ca dispozitie de incasare, cand nu exista alte documente prin care se dispune incasarea (avize de plata, somatii de plata etc.).
Generarea de dispozitii de plata sau de incasare din Registrul de casa in programul de conta de la SmartBill se poate efectua automat atunci cand se genereaza registrul de casa.
La completarea acestuia, in functie de tipul de operatiune : incasare/plata, se genereaza documentul potrivit, autocompletat:
Documentul se poate genera in format pdf.
Aceasta facilitate permite operarea mult mai usoara a registrului de casa – eliminand munca manuala generata de necesitatea completarii tuturor campurilor formularului in format fizic .
In cazul dispozitiei de plata, aplicatia mai solicita si datele suplimentare privind beneficiarul sumei:
Aceste documente se arhiveaza la registrul de casa.
Scopul intocmirii acestor documente este:
- de a avea un document justificativ de inregistrare in Registrul de casa si in contabilitate, in cazul platilor in numerar efectuate fara alt document justificativ
- dispozitie pentru casierie, in vederea incasarii in numerar a unor sume care nu reprezinta venituri din activitatea de exploatare, potrivit dispozitiilor legale
- dispozitie pentru casierie, in vederea achitarii in numerar a unor sume, potrivit dispozitiilor legale, inclusiv a avansurilor aprobate pentru cheltuieli de deplasare, precum si a diferentei de incasat de catre titularul de avans în cazul justificarii unor sume mai mari decât avansul primit, pentru procurare de materiale.
